התארגנות עולמית של הקהילות הספרדיות-הרעיון והמעשה-אברהם חיים
חברי המשרד הסכימו, שאין לסמוך על הרבנים במה שנוגע לפעולות המשרד. הרבנים הם אולי כוח חשוב לענייני ״ שגוררות ״ למען וע״ס, אולם לא לענייני המשרד. הניסיון בוע״ס שכנעם, שכל דבר ( שאיננו בתהום התורני־רוחני ), שיש בו יד רבנים — חזקה עליו שלא יצליח, אולם עם זאת, לצורך תעמולה כלפי חוץ ולשם הגברת התמיכה, קיבלו את ברכת הרב יעקב מאיר לרעיון ארגון הספרדים והוועידה העולמית (ראה להלן).
גם העדות המזרחיות לא שותפו למעשה בעבודת המשרד, ומתוך שלוש־עשרה עדות שהוזמנו לוועידה הארצית הנזכרת, נכחו נציגי חמש עדות בלבד. העדות בארץ היו אדישות לרעיון, ובקיץ תרפ״ד ( 1924) נכשל ניסיון לזמן את נציגיהן לאסיפה משותפת עם ראשי המשרד. עם זאת צורפו חברים חדשים למשרד במהלך תקופת פעילותו — הרבנים עוזיאל ומנחם הלוי ובאי־ כוח מחברון, מחיפה ומיפו.
שאלת התקציב השפיעה לא־מעט על אופי הפעילות ומהלך העבודה. כל הפעולות היו לטווח הקצר בלבד; ההון ההתחלתי הסתכם בשלוש־מאות ושלושים גרושים מצריים, שהועברו מקופת הסתדרות הספרדים, ולכך נוספו תרומה ו/או הלוואה של חמישים לירות מצריות כתקציב לחצי־שנה, כשכל אחד מחברי המשרד חתם על שטר של חמש לירות מצריות, הוחלט אף לשלוח מכתבים לאנשים פרטיים בארץ ולבקש עזרה חומרית בסכום מינימאלי של לירה מצרית אחת.
כן נשלחו שבעים מכתבים לנכבדי העדות המזרחיות לאיסוף תרומות. נתקבלו תרומות מקריות מחובבי הרעיון מחוץ למשרד בירושלים: יחידים — משה פיג׳וטו ומנשה בטיש, ומוסדות — וע״ס בירושלים, סניפי המשרד ביפו ובחברון ואגודת ״ אחווה ״.
הפנייה לקבל כספים מאגודת ״ הלוואה וחסכון ״ נדחתה, מאחר והיא מלווה לחברי האגודה בלבד, ואילו ״ קופת מלוה ״ השיבה, שהיא מלווה כספים לענייני מסחר ותעשייה ולא לתעמולה ארגונית. על־פי החלטת הוועידה הארצית מחורף תרפ״ה ( 1925), נשלחו עשרות מכתבים ליחידים ולבתי־הכנסת בירושלים ומחוצה לה, להרים תרומה שנתית למשרד בסכומים של עשרים וחמישה או חמישים גרושים מצריים.
עד ערב הוועידה נתקבלו התחייבויות שנתיות מירושלים בסך של שישים לירות מצריות, עשר לירות מצריות מיפו, וחברון שלחה חמישים גרושים מצריים בחודש. נראה שההחלטה להכין תקציב שנתי, שיחולק באופן יחסי בין כל הפדרציות הציוניות והקהילות הספרדיות באמצעות שקלים מיוחדים — לא יצאה אל הפועל, כנראה מחוסר כוח אדם ונכונות מעשית מצד הקהילות בגולה.
ניסיון של הרגע האחרון להשיג את השתתפות ההנהלה הציונית במימון הוצאות הוועידה הספרדית העולמית בוינה (ראה להלן עמי 181—186) נכשל, בטענת יושב־הראש, שלהנהלה אין תקציב מיוחד להוצאות כאלה.״
מבין הפעולות המעשיות יש לציין את משלוח החוזרים לגולה ופירסומם בעיתונות, הסתייעות בשליחים מטעם מוסדות שונים, שיצאו לחוץ לארץ לרגל עבודתם ושילבו בה גם תעמולה לטובת המשרד, וארגון אסיפות פומביות בארץ ובחוץ לארץ.
החוזרים שנשלחו בעברית, צרפתית, איספניולית וערבית, כללו הודעה בדבר ייסוד המשרה מטרותיו העיקריות על בסיס החלטות הצירים בקארלסבאד, תעמולה לרכישת השקל הציוני ולהצטרפות להסתדרות הציונית ושאלון לקבלת נתונים מפורטים על מבנה כל קהילה ספרדית — מספר יחידיה, מוסדותיה, מצבה הרוחני והחומרי, הפעולות הציוניות בה ( שקלים, תרומות לקרנות הלאומיות ), מגמות לעלייה לארץ וחוות־דעת בעניין כינוס הוועידה העולמית של היהודים הספרדים.
מסתבר, שהחוזרים האלה אכן עוררו את היהדות הספרדית להתעניין ברעיון ההתאחדות. ההחלטה להוציא ביטאון חודשי קבוע,לא יצאה לפועל, מפני שלא היה לכך כיסוי תקציבי, וכתחליף לו באו החוזרים הנזכרים וכן הפרסומים התכופים בעיתונות היהודית בארץ ובחוץ לארץ על פעולות המשרד.
פניית הקרן הקיימת, שההתאחדות תפרסם בקביעות חומר בביטאונה האספניולי, זכתה לדיון מיוחד במשרד המכין. נראה, שאמנם הייתה, זו הזדמנות לפרסם ידיעות על המשרד בביטאון שנפוץ בהרבה ארצות, אולם היה חשש, שחוזר או מאמר, שתוכנו הוא למורת רוחם של המוסדות הציוניים, לא יזכה לפרסום.
מאחר והמשרד לא יכול היה לשלוח שליחים מטעמו באופן עצמאי לשם ניהול תעמולה בקהילות הספרדיות, הוא נעזר באישים ובעסקנים ציוניים שונים מן הגולה, או ביחידים שיצאו מן הארץ בשליחות מוסד אחר.
מנחם אוסישקין, שיצא בקיץ תרפ״ד (1924 ) למדינות מרכז אירופה לשם תעמולה לטובת הקרן הקיימת, ביקר גם בקהילות הספרדיות בארצות הבלקן, הפיץ בשם המשרד המכין את הרעיון לארגונן ופעל להכשרת הלבבות לקראת הוועידה העולמית.
הוא כינס אסיפות פומביות ונאם על ערך המפעל הזה. יעקב דה־האז, מראשי הציונים כאמריקה, קיבל על עצמו לנהל תעמולה בקהילות הספרדיות בארצות אחדות באירופה ובאמריקה. בפגישות שקיים עם ראשי הקהילות באמסטרדם, לונדון, פריז וניו־יורק, יצר את הקשר ביניהם ובין ראשי המשרד.
הרב שבתי ג׳אין ממונסטיר ואריאל בן־ציון, ציר קרן היסוד בארם־נהרים והודו, פעלו גם הם לטובת המשרד. אסיפות פומביות התקיימו בקהילות שונות בחוץ לארץ וגם בארץ־ישראל; כינוסים גדולים התקיימו בתל־אביב ובחיפה.
בירושלים התקיימה בימים ט״ז וי״ז שבט תרפ״ה (10—11 בפברואר 1925) ועידה ארצית של באי־כוח עדות המזרח בארץ, שאישרה את רעיון הוועידה העולמית, שתתכנס בזמן ובמקום שיתקיים הקונגרס הציוני.
כן קבעה את תוכנית העבודה של ההתאחדות. החלטות אחרות היו: הגשמת תוכנית דה־ האז או כל תוכנית אחרת להתיישבות יהודים ספרדים על הקרקע, מינוי שני פקידים ספרדים במשרד העלייה ביפו ובחיפה והפצת שקלים בין היהודים הספרדים, על מנת להגדיל את מספר ציריהם בקונגרס הציוני. הודגש שוב, שכל פעולות הוועידה ייקבעו בתאום עם ההסתדרות הציונית או במסגרתה.
כן התייצב המשרד בפני המוסדות הלאומיים כבא־כוח היהודים הספרדים וכשתדלן בכל הקשור להשגת רישיונות עלייה לעולים מבני המזרח, איסוף כספים לטובת הקרנות הלאומיות, שיגור מורים לעברית לגולה ומסירת מידע ליהודים ולקבוצות מן הגולה על הנעשה בארץ־ישראל ועל אפשרויות הקליטה בה.
כן פעלו ( בשיתוף עם חלוצי המזרח ) למכור שקלים ציוניים עד כמה שאפשר, כדי להרבות את מספר הצירים הספרדים בקונגרס הציוני.